ייבוא לקוחות מ-Excel ל-CRM

למה ייבוא Excel חשוב במעבר ל-CRM

רוב המוסכים בישראל מנהלים את הלקוחות ב-Excel. זה הגיוני — Excel חינמי, פשוט, וזמין. הבעיה מתחילה כשרוצים לעבור ל-CRM. שני תרחישים:

1. להקליד את כל הלקוחות מחדש — 200 לקוחות × 2 דקות לכל אחד = 6.6 שעות עבודה. כמעט יום שלם.
2. לייבא אוטומטית — 5 דקות לכל הקובץ, גם עם 1,000 לקוחות.

המדריך הזה מסביר איך לייבא נכון מהפעם הראשונה, בלי טעויות, בלי כפולים.

מה ניתן לייבא ל-Torque

לקוחות

• שם פרטי + שם משפחה.
• מספר טלפון (פורמט 05X-XXXXXXX).
• אימייל (לא חובה).
• כתובת (לא חובה).
• הערות חופשיות.

רכבים

• מספר רישוי (חובה).
• יצרן (לדוגמה: Toyota).
• דגם (לדוגמה: Corolla).
• שנת ייצור.
• צבע.
• ק"מ נוכחי.
• תאריך טסט (אם ידוע).

היסטוריית טיפולים

• תאריך טיפול.
• סוג טיפול.
• מחיר.
• הערות.

פורמט הקובץ הנכון

דרך 1: שיטת הקובץ הסטנדרטי (מומלץ)

הורידו את תבנית האקסל הרשמית מהאזור האישי בהגדרות. היא מכילה את העמודות בסדר הנכון, עם דוגמאות.

הפורמט:

| שם פרטי | שם משפחה | טלפון | אימייל | מספר רכב | יצרן | דגם | שנה | |---------|----------|-------|--------|----------|------|-----|------| | משה | כהן | 0501234567 | moshe@gmail.com | 12-345-67 | Toyota | Corolla | 2020 | | שרה | לוי | 0529876543 | | 89-765-43 | Kia | Sportage | 2018 |

דרך 2: ייבוא של עמודות בודדות

אם הקובץ שלכם בנוי אחרת — אין בעיה. בזמן הייבוא תוכלו למפות את העמודות. הקובץ שלכם:

| Name | Mobile | Plate | |------|--------|-------| | Moshe Cohen | 050-123-4567 | 1234567 |

תמפו ב-Wizard:

• "Name" → שם מלא.
• "Mobile" → טלפון.
• "Plate" → מספר רכב.

המערכת תפצל "Moshe Cohen" אוטומטית לשם פרטי + משפחה.

כללי פורמט ל-Excel

טלפון

• חייב להיות מספר ישראלי תקני.
• מתחיל ב-05.
• 10 ספרות סה"כ.
• מותר עם או בלי מקפים: 0501234567 או 050-123-4567.

טלפונים זרים (בלי קוד +972) או טלפונים קצרים יידחו.

מספר רכב

• 7 ספרות (פורמט ישן: XXX-XX-XX) או 8 ספרות (פורמט חדש: XX-XXX-XXX או XXX-XX-XXX).
• מותר עם מקפים או בלי. המערכת תנרמל לפורמט: XX-XXX-XX.

תאריכים

• פורמט עברי: dd/mm/yyyy (לדוגמה: 15/05/2026).
• או פורמט בינלאומי: yyyy-mm-dd (לדוגמה: 2026-05-15).

אימייל

• אופציונלי.
• אם נכתב — חייב להיות תקני (name@domain.com).

תהליך הייבוא ב-Torque — צעד אחר צעד

שלב 1: הכינו את הקובץ

• שמרו את הקובץ בפורמט .xlsx (לא .xls ישן).
• עברו על העמודות הראשונות — האם הכל תקין?
• מחקו שורות ריקות בסוף הקובץ.

שלב 2: היכנסו לאזור הייבוא

• מהדאשבורד → לקוחות → "ייבוא Excel".
• גררו את הקובץ או לחצו "בחר קובץ".

שלב 3: מיפוי עמודות

המערכת מציגה תצוגה מקדימה של 5 השורות הראשונות. לכל עמודה בחרו את המקבילה ב-Torque. שמירת מיפוי לפעם הבאה — אופציונלי.

שלב 4: ולידציה אוטומטית

המערכת בודקת:

• האם כל הטלפונים תקינים?
• האם כל מספרי הרכב בפורמט נכון?
• האם יש כפולים?
• האם חסרים שדות חובה?

תקבלו דוח מפורט. שורות תקינות יסומנו בירוק, שגויות באדום עם הסבר.

שלב 5: תיקון שגיאות

• לחיצה על שורה אדומה פותחת אותה לעריכה.
• אפשר לתקן ולשמור, או למחוק את השורה (לא לייבא).

שלב 6: ייבוא בפועל

• לוחצים "ייבא X לקוחות" (X = מספר השורות התקינות).
• תוך 30 שניות הכל ייובא.
• מקבלים סיכום: כמה לקוחות, כמה רכבים, כמה היסטוריות.

טיפול בכפולים

המערכת מזהה כפולים לפי מספר טלפון. אם הקובץ מכיל את אותו טלפון פעמיים, יש 3 אפשרויות:

1. דלג — לא תייבא את הכפולים, ישמור רק את הראשון שכבר במערכת.
2. עדכן — יחליף את הנתונים של הקיים בנתונים החדשים.
3. שלב — יוסיף שדות חסרים בלי למחוק קיימים. המומלץ.

הוספת רכבים נוספים ללקוח קיים

אם בקובץ Excel יש 3 שורות לאותו לקוח (כי יש לו 3 רכבים), המערכת:

• תזהה לפי הטלפון שזה אותו לקוח.
• תיצור לקוח אחד.
• תקשר את 3 הרכבים אליו.

זה מקובל ולא נחשב כפול.

בעיות נפוצות ופתרון

"טלפון לא תקין: 972501234567"

המערכת לא מקבלת קוד מדינה. הסירו את "972" והוסיפו 0 בתחילה: "0501234567".

"מספר רכב לא תקין: ABC-123"

המערכת מקבלת רק ספרות. אם זה רכב זר, רשמו ידנית בהערות.

"תאריך לא תקין: 15-Maי-2026"

פורמט לא נתמך. שנו ל-15/05/2026.

"ייבוא נכשל באמצע — מה עושים?"

ה-Transactions ב-Torque אטומיים. אם נכשל — לא נשמר כלום. תקנו את השגיאה והעלו שוב. לא יהיו לקוחות חצויים.

"לאן הלכו ההערות שלי?"

ההערות מהקובץ נשמרות בשדה "הערות" בכרטיס הלקוח. אפשר לערוך בכל שלב.

גודל קובץ מקסימלי

ב-Torque מותר עד 5,000 שורות לקובץ. אם יש לכם יותר — חלקו ל-2 קבצים. ייבוא של 1,000 שורות לוקח כדקה.

מה לעשות אחרי הייבוא

1. בדקו 10 לקוחות אקראיים — האם הכל נכון?
2. שלחו הודעת WhatsApp בדיקה למישהו שייובא — לוודא שהטלפון תקין.
3. הריצו סריקת לוחית על רכב אחד — לוודא שהמערכת מזהה את הנתונים מ-Gov.IL.
4. התחילו לעבוד.

גיבוי לפני הייבוא

לפני שמייבאים, שמרו עותק של ה-Excel המקורי במקום בטוח. אם משהו לא יסתדר — תוכלו תמיד להתחיל מחדש.

מה הלאה

• ייבוא לקוחות — מדריך כללי
• הוספת לקוח ראשון
• סריקת לוחית רישוי

תמיכה

יש לכם שאלה? כתבו לנו ל-ron@torque.co.il או WhatsApp.